Ne pas calculer régulièrement ses ratios, son coût-matière, sa marge brute peut provoquer un coup de massue au moment du bilan comptable !

En faisant les fiches techniques de ses plats, en gérant intelligemment ses stocks, et en réalisant des inventaires réguliers pour vérifier ses résultats, on anticipe les mauvaises nouvelles, et on peut rectifier le tir si nécessaire!

Pour connaître les indicateurs essentiels à la base d’une bonne gestion, il faut établir des fiches techniques qui permettent de connaître le prix de revient d’un plat, élément essentiel dans le calcul du ratio théorique.

Le Ratio théorique est le pourcentage de votre chiffre d’affaire servant à acheter les matières premières (coût matière solide, ou liquide pour les boissons). Il sert à donner le cap au chef de cuisine en respectant votre prévisionnel. Le dépasser pénalise votre résultat, mais être largement en dessous peut être au détriment du client (portions plus petites, qualité des produits inférieure…).

Définition d’une fiche technique :

« Document qui reprend le comportement attendu d’un produit, comme le souhaite son concepteur »

• Elle doit mentionner les ingrédients, leur quantité, leur coût, le cheminement des opérations à réaliser, et permet de calculer le prix de revient de la recette, puis d’une portion du plat.
• La fiche technique peut comporter une ou plusieurs sous-fiches techniques, par exemple en pâtisserie, la fiche technique de la crème pâtissière est établie une fois, et elle est utilisée dans de nombreux desserts. Au même titre, les Fonds de sauce constituent des sous-fiches techniques.
• Le fameux tableau Excel schématisant la fiche technique et calculant le prix de revient de votre recette est un support  qui même s’il  a permis à de nombreux chefs de garder le cap de la rentabilité, est aujourd’hui largement obsolète, car gourmand en temps.
• J’ai testé le logiciel « Ratio du Chef« , créé par une jeune startup Alsacienne rencontrée sur un salon, et dont le produit me semblait très pertinent, surtout en matière de gain de temps et d’efficacité.
• Résultat conforme à mes attentes, je ne peux que vous le recommander!
• Voici un exemple de fiche technique complète réalisée avec le logiciel « Ratio du Chef » en cliquant sur ce lien: https://lerestaurateurfute.fr/document-a-telec…he-technique-rdc/

• Une fiche technique doit être à disposition en cuisine, avec la photo et les indications précises qui permettent de garantir la régularité du plat, aussi bien qualitativement que quantitativement. Les fiches permettent de faciliter le travail des nouveaux arrivants dans l’équipe.
• Bannir les recettes écrites à la main ou transmises oralement dès que possible
• Fournir à chaque poste les fiches nécessaires en insistant également sur l’aspect visuel du plat . La photo du plat est un plus.
• Contrôler régulièrement  les poids des ingrédients les plus couteux dans les plats
• Les prix d’achat doivent être actualisés sur la fiche à chaque inventaire

• Suivre la recette est une chose, mais actualiser les prix d’achat en est une autre. En effet, si vous faites votre recette avec du bar à 15€/Kg, et que vous l’achetez à 28€/Kg, il est évident que vous perdrez de l’argent !
  • Saisir les factures d’achat article par article sur le support de votre choix
  • Mettre à jour les variations de prix d’achat significatives
  • Pour les produits ayant un cours du jour comme le poisson, si vous n’avez pas de prix négocié, demandez le tarif à la commande et notez-le
  • Un impératif, contrôler ses factures!

• Ranger correctement les produits est un bon moyen de faciliter l’inventaire
• Respecter le FIFO ou PEPS, Premier entré, premier sorti.
• Ne pas sur-stocker inutilement pour faciliter le rangement et le comptage
• Ne pas prévoir de livraison importante à proximité de l’inventaire est également judicieux pour 2 raisons :
  • Vous compliquez et alourdissez le comptage de l’inventaire
  • Vous n’aurez pas la facture du fournisseur pour valoriser rapidement votre inventaire

• Dans les mois suivant l’ouverture, il se peut que vos ratios varient le temps d’ajuster les recettes, les produits, les fournisseurs. Ils doivent cependant se stabiliser rapidement, surtout si vous faites des fiches techniques et les respectez.
• Faire l’inventaire tous les mois est un bon moyen d’optimiser ses résultats. Il est plus facile de déceler des anomalies sur une période courte.
• Le support d’inventaire peut vous faire gagner du temps, ou pas. En classant les produits par famille et par ordre alphabétique on les retrouve plus facilement.
• Saisir les factures fournisseurs au fur et à mesure permet d’avoir les nouveaux produits sur l’inventaire.
• Si vous faites l’inventaire à deux, vous limitez les erreurs.

Votre objectif est de contrôler tous les mois la rentabilité de son travail est de pouvoir rectifier rapidement les erreurs de trajectoire.

• Utiliser toujours le même indice de comparaison, ratio théorique en % et ratio du mois précédent.
• Vérifier la cohérence de  l’inventaire et chercher les causes des erreurs avant de tirer des conclusions. En effet, il arrive que l’erreur d’un mois se corrige le mois d’après (erreur d’inventaire, de prix saisi par exemple)
• Dé-briefer votre équipe de cuisine sur les résultats les implique et donne un sens au respect des fiches techniques et à la rigueur de gestion des matières premières. Un écart de 1% à 2% peut représenter une somme conséquente (3000 à 6000 euros sur l’année pour un établissement réalisant 300 000 € HT); c’est autant d’argent non disponible pour acheter du matériel, donner des primes, embaucher des extras, etc…
• En cas d’écart d’inventaire injustifié sur des produits onéreux, faire des inventaires surprises sur une semaine (chaque soir en fin de service, ou le matin suivant, vérifiez la consommation réelle par rapport à vos ventes). Cette méthode permet parfois d’identifier de mauvaises pratiques, ou encore des vols.
• N’oubliez pas d’intégrer les offerts, les retours, les bouchonnés qui n’apparaissent pas en machine. Ils justifient une partie des écarts.

Votre ratio alimentaire était mauvais ou  le mois dernier, voici les points à vérifier:

• L’inventaire a bien été recopié en machine
• L’inventaire ne comporte pas d’écart démesuré. Une ligne explique parfois la différence lorsque l’unité n’est pas respectée (par exemple, vous saisissez 24 boites de cure-dent, alors que l’unité est le carton, soit 1).
• Les prix d’achats sont ceux que vous avez négociés, et correctement saisis. Il arrive qu’un produit soit commandé chez le mauvais fournisseur, et sur le poisson par exemple, les différences de prix peuvent aller du simple au double.
• Les fiches techniques sont bien suivies
• Les pertes et retours sont raisonnables
• Les factures ont été correctement saisies
• Le chiffre d’affaire comprend toutes les prestations

Une fois ces points vérifiés, les anomalies détectées permettent de mettre en place des actions correctives:

• L’inventaire se fait à 2, et la personne qui saisit doit être celle qui a noté les quantités de produits en stock sur le support d’inventaire afin de limiter les erreurs
• Bien spécifier l’unité sur la feuille d’inventaire
• Mettre à jour la feuille de commande par fournisseur à chaque changement
• Vérifier les fiches techniques et leur utilisation
• Vérifier la rotation des stocks, et les quantités commandées
• Vérifier les livraisons et la correspondance commande/livraison/facture
• Sensibiliser les équipes sur les pertes, et les faire noter
• Former et sensibiliser l’équipe de salle sur les erreurs de commande ou de typage
• Mettre en place des inventaires ciblés si nécessaire

Le calcul de ses ratios doit être optimisé pour passer le moins de temps derrière son ordinateur !

• De nombreux logiciels de gestion de restaurant offrent la possibilité de gérer ses achats, ses stocks, et le calcul des ratios parallèlement à la partie caisse et chiffre d’affaire. Ils sont bien souvent intégrés à un système global de caisses qui représente un budget conséquent pour un restaurant indépendant.
• Comme grand nombre de restaurateurs, vous aurez à trouver la solution qui vous permet de calculer vos ratios sans vous compliquer la vie, et en respectant un budget raisonnable.
• Comme expliqué plus haut, j’ai sélectionné pour vous le logiciel « Ratio du Chef«